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                                            檔案管理工作的重要性

                                            廣東檔案雜志 在線咨詢
                                            摘要:隨著社會和時代的發展,人們對于各種信息資源利用也愈加重視,檔案本身便是國家機構、組織以及個人來進行相關信息和內容記錄的載體。做好檔案的管理和利用是非常重要的。筆者主要分析了檔案管理工作本身的重要性,并找到了一些做好檔案管理的策略,希望能夠推動檔案事業更好的進步和發展。
                                            【關鍵詞】
                                            • 檔案管理 重要性

                                            隨著社會經濟的發展,人們對于檔案利用也愈加重視,這是因為檔案信息本身的真實性較強,能夠給國家機構以及社會組織提供依據。并且,無論是什么行業都會進行檔案的形成,記錄的內容也比較的廣泛。在人們遇到問題的時候,可以通過檔案的查閱來了解相關的問題,并找到問題解決的策略。檔案管理工作主要通過管理檔案幫助人們更好的獲得比較有效的信息。

                                            一、檔案管理的重要性分析

                                            檔案中記錄的相關信息比較的全面,無論是普通員工還是管理人員,都能夠通過檔案的查閱來很好的了解單位的經濟效益情況以及管理情況。檔案中會記錄單位發展過程中的各種信息,相關工作人員以及管理人員可以通過查閱檔案來規劃單位未來的發展。隨著社會和時代的進步,檔案管理工作不但需要進行相關信息的記錄,還需要將其作用發揮出來。管理人員和工作人員想要切實提高經濟效益,幫助單位切實提高自身的市場競爭力,便必須利用檔案管理來做好資源的戰略規劃以及整合方面的工作。開展檔案管理工作,首先便具有考察依據方面的作用,檔案是具有法律效應的,其記錄的歷史信息具有客觀性和真實性,人們使用相關的檔案信息時,其信服力也比較強[1]。進行檔案管理能夠在一定程度上避免出現篡改檔案的情況,因為其記載的相關信息本身真實性較強、幾乎每一個的單位或者地區都會進行檔案室的建立,檔案室中記載的相關信息也比較的廣泛,無論遇到什么事情,管理人員都能在檔案中找到問題解決的方法,所以,做好檔案工作是非常重要的。

                                            二、做好檔案管理工作的相關策略分析

                                            (一)必須認識到檔案管理工作的重要性

                                            很多企業管理人員對于檔案管理相關的工作的認識還存在一些誤區,所以,企業領導必須真正的認識到檔案管理的重要性,進行檔案管理理念的創新,不斷的對檔案管理工作開展進行研究,找到其中存在的問題,并采取措施解決問題。

                                            (二)重視檔案管理人員素質的提高

                                            檔案管理人員本身的綜合素質會直接決定檔案管理的實際水平,這便要求企業或者相關單位必須認識到檔案管理人員素質提高的重要性[2]。首先,應該選拔那些素質比較高,并且水平比較高的人員來從事檔案管理。其次,對于選拔的工作人員,應該對其進行專業培訓,確保其能夠掌握和檔案管理有關的專業知識。在進行培訓的時候,企業應該給這些人提供一個比較好的環境,讓其更好的學習,切實提高管理人員本身的綜合素質。在進行培訓的時候,還可以組織一些活動,比如知識競賽等,這些活動的開展能夠對大家的合作精神進行培養,將其學習熱情真正的激發出來,切實提高其綜合素質,從而更好的開展檔案管理的相關工作。

                                            (三)完善管理的相關制度

                                            在單位發展的過程中,必須根據實際情況和需要來進行檔案管理觀念以及方式的創新,進行完善管理制度的制定,確保其能夠和單位的發展更加適應,切實提高管理工作的實際效率[3]。這便要求,通過檔案管理制度來進行內容的創新。并且,還應該約束檔案管理人員,將制度所具備的約束力很好的發揮出來,讓檔案管理工作開展的能夠更加的規范。在管理制度中,還應該進行科學獎懲制度的制定,對于做的好的工作人員對其進行一定的獎勵,對于做的不好的也應該進行懲罰,從而保證檔案的準確性。

                                            (四)進行相關硬件措施的配備

                                            現在很多單位都對于檔案管理不夠重視,相關的硬件設施也不齊全,這會給檔案管理工作的進行造成很大的影響。所以,應該加大檔案管理方面的投入,進行相關硬件設施的配備[4]。首先,應該給檔案管理部門足夠空間,確保檔案管理工作能夠進行的更加順利。其次,還應該給檔案管理部門進行相關設施的配備,確保其能夠進行的更加順利。

                                            (五)做好檔案管理信息化建設

                                            企業在進行檔案管理的時候,將信息技術融入進去是非常重要的。信息技術的融入,能夠落實電子檔案管理的相關模式,能夠在很大程度上避免人為因素導致的失誤,切實提高管理工作的實際效率[5]。這便要求,企業必須認識到信息技術使用的重要性,檔案管理工作需要跟上社會和時代的發展,逐步的用電子檔案取代以往的紙質檔案。提高檔案管理信息化水平,需要從硬件建設和軟件建設兩個方面出發。就軟件方面而言,企業需要重視管理人員信息化水平的加強,確保其能夠掌握計算機相關的知識,并且能夠比較熟練的使用計算機,就硬件方面而言,企業應該進行電子設施的制定,比如電腦刻錄機、高速掃描儀以及容量比較大的計算機硬盤等一些硬件,這樣不但能夠減少紙質檔案,將相關的資料存入到電腦中去,還能夠給人們的查閱以及整理提供方便。

                                            三、結語

                                            檔案本身便是國家機構、組織以及個人來進行相關信息和內容記錄的載體,做好檔案的管理和利用是非常重要的。無論是什么行業都會進行檔案的形成,記錄的內容也比較的廣泛。在人們遇到問題的時候,可以通過檔案的查閱來了解相關的問題,并找到問題解決的策略。所以,我們必須認識到檔案管理工作開展的重要性,并做好相關的工作,切實提高檔案管理的質量。

                                            參考文獻:

                                            [1]王星.企業檔案管理工作的重要性分析[J].企業改革與管理,2018(08):23+84.

                                            [2]張欣.人事檔案管理的重要性及優化分析[J].中國高新區,2018(09):225.

                                            [3]陳鳳.機關事業單位檔案管理的重要性分析[J].管理觀察,2018(02):79-80.

                                            [4]李寶全.檔案管理工作的重要性分析[J].辦公室業務,2016(07):88.

                                            [5]張超.分析檔案管理工作的重要性[J].科技展望,2014(14):142.

                                            作者簡介:湯文娟,山東省濟寧市嘉祥行政事務管理局。

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                                            期刊名稱:廣東檔案

                                            期刊級別:國家級期刊

                                            期刊人氣:2167

                                            產品參數:
                                            主管單位:廣東省檔案局
                                            主辦單位:廣東省檔案局(館);廣東省檔案學會
                                            出版地方:廣東
                                            快捷分類:檔案
                                            國際刊號:
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                                            創刊時間:1982
                                            發行周期:雙月刊
                                            期刊開本:A4
                                            下單時間:1個月內
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