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                                            档案管理工作的重要性

                                            广东档案杂志 在线咨询
                                            摘要:随着社会和时代的发展,人们对于各种信息资源利用也愈加重视,档案本身便是国家机构、组织以?#26696;?#20154;来进行相关信息和内容记录的载体。做好档案的管理和利用是非常重要的。笔者主要分析了档案管理工作本身的重要性,并找到了一些做好档案管理的策略,希望能够推动档案事业更好的进步和发展。
                                            【关键词】
                                            • 档案管理 重要性

                                            随着社会经济的发展,人们对于档案利用也愈加重视,这是因为档案信息本身的真实性较强,能够给国家机构以及社会组织提供依据。并且,无论是什么行业都会进行档案的形成,记录的内容也比较的广泛。在人们遇到问题的时候,可以通过档案的查阅来了解相关的问题,并找到问题解决的策略。档案管理工作主要通过管理档案帮助人们更好的获得比较?#34892;?#30340;信息。

                                            一、档案管理的重要性分析

                                            档案中记录的相关信息比较的全面,无论是普通员工还是管理人员,都能够通过档案的查阅来很好的了解单位的经济效益情况以及管理情况。档案中会记录单位发展过程中的各种信息,相关工作人员以及管理人员可以通过查阅档案来规划单位未来的发展。随着社会和时代的进步,档案管理工作不但需要进行相关信息的记录,还需要将其作用发挥出来。管理人员和工作人员想要切实提高经济效益,帮助单位切实提高自身的市场竞争力,便必须利用档案管理来做好资源的战略规划以及整合方面的工作。开展档案管理工作,首先便具有考察依据方面的作用,档案是具有法律效应的,其记录的历史信息具有客观性和真实性,人们使用相关的档案信息时,其信服力也比较强[1]。进行档案管理能够在一定程度上避免出现篡改档案的情况,因为其记载的相关信息本身真实性较强、几乎每一个的单位或者地区都会进行档案室的建立,档案室中记载的相关信息也比较的广泛,无论遇到什么事情,管理人员都能在档案中找到问题解决的方法,所以,做好档案工作是非常重要的。

                                            二、做好档案管理工作的相关策略分析

                                            (一)必须认识到档案管理工作的重要性

                                            很多企业管理人员对于档案管理相关的工作的认识还存在一些误区,所以,企业领导必须真正的认识到档案管理的重要性,进行档案管理理念的创新,?#27426;?#30340;对档案管理工作开展进行研究,找到其中存在的问题,并采取措施解决问题。

                                            (二)重视档案管理人员素质的提高

                                            档案管理人员本身的综合素质会直接决定档案管理的实际水平,这便要求企业或者相关单位必须认识到档案管理人员素质提高的重要性[2]。首先,应该选?#25991;?#20123;素?#26102;?#36739;高,并且水平比较高的人员来从事档案管理。其次,对于选拔的工作人员,应该对其进行专业培训,确保其能够掌握和档案管理有关的专业知识。在进?#20449;嘌档?#26102;候,企业应该给这些人提供一个比较好的环?#24120;?#35753;其更好的学习,切实提高管理人员本身的综合素质。在进?#20449;嘌档?#26102;候,还可以组织一些活动,比如知识竞赛等,这些活动的开展能够对大家的合作精神进?#20449;?#20859;,将其学习热情真正的激发出来,切实提高其综合素质,从而更好的开展档案管理的相关工作。

                                            (三)完善管理的相关制度

                                            在单位发展的过程中,必须根据实?#26159;?#20917;和需要来进行档案管理观念以及方式的创新,进行完善管理制度的制定,确保其能够和单位的发展更加?#35270;Γ?#20999;实提高管理工作的实际效率[3]。这便要求,通过档案管理制度来进行内容的创新。并且,还应该?#38469;?#26723;案管理人员,将制?#20154;?#20855;备的?#38469;?#21147;很好的发挥出来,让档案管理工作开展的能够更加的规范。在管理制度中,还应该进行科学奖惩制度的制定,对于做的好的工作人员对其进行一定的奖励,对于做的不好的也应该进行惩罚,从而保证档案的准确性。

                                            (四)进行相关硬件措施的配备

                                            现在很多单?#27426;?#23545;于档案管理不够重视,相关的硬件设施也不齐全,这会给档案管理工作的进?#24615;?#25104;很大的影响。所以,应该加大档案管理方面的?#24230;耄?#36827;行相关硬件设施的配备[4]。首先,应该给档案管理部门足够空间,确保档案管理工作能够进行的更加顺利。其次,还应该给档案管理部门进行相关设施的配备,确保其能够进行的更加顺利。

                                            (五)做好档案管理信息化建设

                                            企业在进行档案管理的时候,将信息技术融入进去是非常重要的。信息技术的融入,能够落?#26723;?#23376;档案管理的相关模式,能够在很大程度上避免人为因素导致的失误,切实提高管理工作的实际效率[5]。这便要求,企业必须认识到信息技术使用的重要性,档案管理工作需要跟上社会和时代的发展,逐步的用电子档案取代以往的纸质档案。提高档案管理信息化水平,需要从硬件建设和软件建设两个方面出发。就软件方面而言,企业需要重视管理人员信息化水平的加强,确保其能够掌握计算机相关的知识,并且能够比较熟练的使用计算机,就硬件方面而言,企业应该进行电子设施的制定,比如电脑刻录机、高速扫描仪以及容量比较大的计算机硬盘等一些硬件,这样不但能够减少纸质档案,将相关的资料存入到电脑中去,还能够给人们的查阅以及整理提供方便。

                                            三、结语

                                            档案本身便是国家机构、组织以?#26696;?#20154;来进行相关信息和内容记录的载体,做好档案的管理和利用是非常重要的。无论是什么行业都会进行档案的形成,记录的内容也比较的广泛。在人们遇到问题的时候,可以通过档案的查阅来了解相关的问题,并找到问题解决的策略。所以,我们必须认识到档案管理工作开展的重要性,并做好相关的工作,切实提高档案管理的质量。

                                            参考文献:

                                            [1]王星.企?#26723;?#26696;管理工作的重要性分析[J].企业改革与管理,2018(08):23+84.

                                            [2]张欣.人事档案管理的重要性及优化分析[J].中国高新区,2018(09):225.

                                            [3]陈凤.机关事?#26723;?#20301;档案管理的重要性分析[J].管理观察,2018(02):79-80.

                                            [4]李宝全.档案管理工作的重要性分析[J].办公室业务,2016(07):88.

                                            [5]张超.分析档案管理工作的重要性[J].科技展望,2014(14):142.

                                            作者简介:汤文娟,山东省济宁市嘉祥行政事务管理局。

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                                            主管单位:广东省档案局
                                            主办单位:广东省档案局(馆);广东省档案学会
                                            出版地方:广东
                                            快捷分类:档案
                                            国际刊号:
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                                            创刊时间:1982
                                            发行周期:双月刊
                                            期刊开本:A4
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